Kutatások szerint a vezetők átlagosan heti 23 órát töltenek meetingeken. Ez több idő, mint amennyit egy átlagos ember alvással tölt. És sok meeting annyira értelmetlen, hogy utána tartanak még egy meetinget… hogy megbeszéljék, miért volt értelmetlen. Üdv az úgynevezett meeting madness világában.
A meeting lehet wellness… vagy lelki merénylet
A kutatások (igen, van „Meetingtudomány”, ez egy valódi terület) azt mutatják, hogy a meetingek kétféleképpen hatnak ránk:
- Feltölthetnek, ha értelmesek, tiszták és mindenki szóhoz jut.
- Kimeríthetnek, ha túl sok van, ha céltalanok, vagy ha a résztvevők 80%-a valójában csak arra vár, hogy véget érjen.
A pandémia óta ráadásul jött egy új szuperfegyver: a videómeeting. Ez elsőre demokratikusnak tűnt: mindenki otthonról csatlakozik, kényelmes pulcsiban. Aztán rájöttünk, hogy:
- a kognitív túlterhelés nagyobb,
- a fókusz szétesik,
- a kamera mögött ott figyel a mosatlan,
- és nincs határ a „munkaidő” és a „most már hadd főzzem meg a levest” között.
A kutatások egyértelműek: az online meeting fárasztóbb, mint az élő. Az agyunk ugyanis imádna nonverbális jeleket olvasni – de egy 3x3-as Zoom-rácsban erre esély sincs.
És akkor jön az igazi meglepetés: a nők kevesebbet beszélnek online
Egy felmérés több száz dolgozó bevonásával azt mutatta, hogy a nők sokkal nehezebben szólalnak meg videómeetingben, mint személyesen. Miért?
- Gyakoribb félbeszakítás.
- Nehezebb érzékelni, mikor lehet hozzászólni.
- Láthatatlanság a megosztott képernyők mögött.
- „Dupla műszak” otthon: háttérben rohangáló gyerek, fő a leves, csörög a futár.
A videómeeting tehát nemhogy nem tette egyenlőbbé a munkahelyi párbeszédet, hanem bizonyos helyzetekben még tovább mélyítette a különbségeket.
Oldalborda-összegzés: nincs annál demokratikusabb pillanat, mint amikor valaki egy meetingben felkiált: „Elnézést, a kutya épp megette a mikrofont!” – csak sajnos ettől még nem lesz egyenlőbb a megszólalási arány.
A jó meeting nem magától születik – tervezni kell!
A megoldás nem az, hogy minden meetinget eltörlünk (bármennyire csábító is). A megoldás az, hogy úgy tervezzük meg a megbeszéléseket, mint egy jó szakítást:
- legyen egyértelmű oka,
- mindenki mondhassa el, amit akar,
- és ne tartson tovább, mint amennyi feltétlenül szükséges.
A kutatók szerint négy alaptípusa van a meetingeknek:
- információmegosztás
- döntéshozatal
- érzelmek, vélemények kifejezése
- kapcsolódás, csapatépítés
Ezekhez különböző formátum illik. Például:
- döntést hozni lehetőleg élőben jó,
- kapcsolatot építeni kamerával,
- érzelmeket kifejezni egy kávé mellett, nem egy 87 diás prezentáció fölött.
Apró, de működő trükkök a normális meetinghez
A „Meetingtudomány” szerint ezek tényleg csodát tesznek:
- előre elküldeni az anyagokat,
- kézfeltartó funkció használata,
- anonim chat az introvertáltaknak,
- „körkörös megszólalás”, hogy mindenki szóhoz jusson,
- aktív moderálás – vagyis olyan meetingvezető, aki tudja, hogy nem monológot tart.
Az igazság az, hogy egy meeting mindig tükröt tart a szervezetnek. Ahol csak a leghangosabb beszél, ott valószínűleg a mindennapokban is ez történik.
A cél nem a kevesebb meeting – hanem a jobb meeting
A jó meeting:
- tiszteli az időt,
- tiszteli az embereket,
- energiát ad, nem elvesz,
- és nem generál újabb meetinget „csak hogy tisztázzunk valamit”.
A rossz meeting pedig… nos, az a munkahelyi pokol egyik külön bugyra.
Az Oldalborda.hu tanulsága? A meeting lehet a munkahely randija vagy szakítása. A különbség csak annyi, hogy előbbiben szerelem születik, utóbbiban pedig mindenki gyorsan ki akar lépni a hívásból. Ha jól csináljuk, a meeting nem elvesztegetett idő – hanem közös alkotás. Csak ehhez nem árt előtte megkérdezni: „Biztos, hogy ezt nem lehetett volna egy hangüzenetben elintézni?”